Excel - Llenado de series

Excel es la Planilla de Cálculos por excelencia. Pese a existir alternativas más económicas e incluso gratuítas, la herramienta desarrollada por Microsoft es por lejos la más utilizada a nivel mundial. Pese a esto, y creo que varios van a coincidir conmigo en esta apreciación, el uso de sus funciones y potencialidades es bastante limitado, lo cual hace que para muchos sea un programa un tanto árido y difícil de utilizar.

Vamos a iniciar con este artículo una serie de publicaciones tendientes a dar a conocer algunos detalles que para muchos pueden ser de sobra conocidos, pero para otros les puede significar una tremenda ayuda a la hora de simplificar o acelerar algunas tareas en las que se encuentren empeñados. Excel es casi inagotable en sorpresas y puede llevar una buena cantidad de años llegar a conocerlo y dominarlo en su totalidad, por lo que este pequeño grano de arena puede ser entonces un colaborador para acortar dicho plazo.

LLENAR SERIES

El llenado de series consiste en un rango de datos (Filas o Columnas) que contienen un tipo de información que nos servirá para elaborar cálculos, funciones o referencias. Un claro ejemplo puede ser un listado que contenga los meses del año tal y como se muestra en la figura lateral. Todos nos hemos visto alguna vez haciendo una lista similar a esta escribiendo los textos uno a uno hasta completar lo necesario. ¡Afortunadamente los meses del año son solamente 12! Pero, ¿qué ocurre si lo que necesitas es llenar una serie con los números desde el 1 hasta el 15.000?

Para estas labores demasiado repetitivas o bien estandarizadas es que se han agregado alguna herramientas que nos facilitarán el trabajo en nuestras planillas de cálculo. Para ello vamos a identificar un elemento del cual nos serviremos muchas veces y con diversos fines en las hojas de Excel. Este elemento se llama "Punto de Inserción" y se ubica en el extremo inferior derecho de la celda activa. En algunos casos puede ser difícil de encontrar a simple vista, pero es el que está marcado en rojo en la siguiente figura. Cada vez que posicionas la flecha o puntero del mouse sobre este punto, este se convierte en una pequeña cruz o signo +

Bueno ... para este sencillo truco, lo primero es NO escribir la lista completa de meses, sino solamente empezar por uno de ellos, cualquiera de los doce, da lo mismo ya que Excel tiene definido su orden.

Para efectos del ejemplo vamos a comenzar con Enero. Si te posicionas con el puntero del mouse sobre este punto y luego sin soltar el mouse lo arrastras hacia abajo (o hacia el lado), verás que ocurre lo siguiente.

Una pequeña etiqueta amarilla aparecerá en el costado y te irá indicando cuál es el dato que Excel va a poner en esa celda. Si la sigues arrastrando, se sigue llenando, pero no vas a ver nada todavía en las celdas hasta que sueltes el botón del mouse. Una vez que lo hagas, tu lista estará completa.

Excel va a reconocer y copiar el formato de texto que hayas elegido para el primer registro, es decir que si escribes tipo Título o MAYÚSCULAS o minúsculas, con cursiva o negritas, toda tu lista va a quedar igual.

Esto es bastante simple, ¿verdad? Ahora le vamos a dar una pequeña dificultad:

DESAFÍO

Necesitamos llenar un rango de datos de número pares comenzando desde el 2
hasta el 2.000

Para resolver este problema tenemos varias alternativas, y una de ellas es utilizar el mismo punto de inserción que acabamos de ver, solo que en este caso vamos a comenzar la lista ingresando los dos primeros datos que nos van a indicar la tendencia, es decir los DOS primeros números pares de la lista y luego arrastramos hasta llegar al final deseado, tal como se ve en la siguiente figura

La desventaja radica en que para llegar hasta el número 2.000 estaremos un rato arrastrando y posiblemente nos pasemos de largo o quedemos un poco cortos, por lo que habría que modificar el corte final para dar con el valor deseado.

La otra alternativa es utilizar una herramienta llamada "Llenado de Series" que la puedes ubicar aquí:

Si observas la imágen verás que ya iniciamos la serie anotándo el primer valor de la lista, luego abrimos el menú indicado y cambiamos algunos datos en los lugares indicados:

Series en: Filas o Columnas. Nos indica el sentido en que vamos a rellenar los datos.
Tipo: Nos indica el tipo de datos que estamos utilizando. Para este ejemplo es lineal.
Incremento: Si vamos a rellenar con número pares, el incremento entre cada valor es 2
Límite: Nos indica el valor final que obtendremos, en este caso es 2000 (sin puntos ni comas separadoras)

Ahora solo basta presionar el botón Aceptar y ya tenemos la planilla con todos los valores en su lugar.

Como ven, esto es bastante simple, rápido y cómodo de realizar. Ahora que ya lo han visto y se dieron cuenta que hay otras opciones dentro de este menú, hagan la prueba de jugar un poco con los números y vean los resultados que obtienen. Pueden trabajar incluso con fechas, asi que me imagino que ya hay otras ideas en donde podrán aplicar esta interesante ayuda de Excel.

Un abrazo.

Nueve millones de bicicletas en Beijing

Hoy Georgia se encuentra sufriendo los estragos de la guerra con Rusia, un gigante que sin esfuerzos puede aplastar a casi cualquier nación del planeta. Cuando todo el mundo disfrutaba de las hazañas olímpicas en Beijing y un grato ambiente de hermandad acariciaba nuestros lastimados corazones, una sorpresiva crisis política -cuyo origen ya es antiguo- estalló y en tan solo horas más de 2.000 personas inocentes fallecieron acribilladas. En esa misma región del planeta nació la cantante Katie Melua.

Actualmente se encuentra radicada en el Reino Unido y desde allí le entrega su música a todo el mundo.
Para que se enamoren de ella y de su hermosa voz, les dejo este video.


Katie Melua - Nine Million Bicycles in Beijing

¿Puedo eliminar esa partición?

Esa pregunta me la han hecho muchas veces personas que compran un PC de marca en una tienda o un notebook, laptop o equipo portátil.

- "es que quiero ocupar todo el espacio del disco para guardar archivos" - generalmente argumentan.

Lo que sucede es que efectivamente estos equipos vienen con sus discos duros particionados y por ende hay algunos gigas de espacio que no estarán disponibles. Algunas personas se molestan por ello ya que en la tienda el vendedor les dijo: -"... y además viene con un disco duro de 120 Gb"- pero al llegar a casa ve con sorpresa que en realidad tiene entre 100 y 108 Gb libres con suerte. ¿Porqué? ¿Dónde me dejaron el resto?

Personalmente creo poco conveniente borrar o eliminar esas particiones ya que son las llamadas Particiones de Recuperación, ellas contienen una imágen del CD o DVD de instalación del sistema operativo ORIGINAL con licencia y todo. Es el equivalente a que si te entregaran un CD o DVD físico, con caja, etiqueta, licencia y todo lo demás. Esta imágen te permite restaurar en pocos minutos tu equipo al estado original en que lo compraste y sin tener que reinstalar nada más, ya que te deja todo listo y hasta con los drivers instalados y correctamente configurados.



Estos archivos de imágen se pueden activar de diversas formas dependiendo de la marca del equipo que hayas comprado, algunos funcionan con una unidad externa (CD, DVD, USB o disquete) que contiene el gestor de arranque y el acceso al menú, otros en tanto utilizan una combinación de teclas durante el arranque que te permite acceder al menú de restauración. Otros en tanto trabajan directamente sobre Windows utilizando un software especialmente instalado para tal efecto y que se acompañana con otros medios en caso de que Windows no funcione. Sea cual sea la forma que tengamos para acceder a este servicio de recuperación de desastres, el resultado será el mismo.

Si piensas en borrar las particiones de seguridad, creo que antes debieras meditar sobre este ejemplo:

Tu artista favorito acaba de publicar su último álbum y estas ansioso(a) esperando que la tienda abra sus puertas para comprarlo. Has ahorrado durante tres meses para lograr juntar el dinero necesario ... es que es un álbum de colección y vale casi $ 100.000.-. Hay más gente esperando en la fila, pero tú estas en el primer puesto. Las puertas se abren y corres hasta el mostrador. Cancelas tu disco y te lo entregan. Vas raudo a tu casa a escucharlo y lo pones a todo volúmen para disfrutarlo a concho. Finalizado el disco, lo tomas con cuidado, lo metes en su caja y luego sacas el encendedor y le prendes fuego. Te quedas mirando feliz como el disco y su caja se consumen mientras piensas: "-Que maravilla ... por fin lo tengo en mi poder"-

Ya se que esto suena absurdo, pero la lógica entre el caso relatado y la eliminación de la partición de seguridad son equivalentes. Tú ya pagaste por una copia original de tu sistema operativo, pero NO te la entregaron en un disco físico sino que en un disco virtual guardado en el equipo. Si lo borras, estarás felíz como el muchacho del relato observando como se destruye tu dinero invertido con tanto esfuerzo mientras dices para tus adentros: "que bueno, ya tengo más espacio en el disco duro"

A no ser que seas una persona que tenga como hobby botar su dinero en el tacho de la basura te recomiendo NO eliminar esas particiones, ya que es un sistema operativo ORIGINAL y por ende vale sus buenos $$$$$ que ya los pagaste (o estas pagando en cómodas cuotas mensuales)

Reglas de etiqueta para el correo

Creo que esto es lo escencial que todos debemos cumplir para hacer de nuestros correos electrónicos algo realmente útil, eficiente, entretenido y seguro. Se los dejo para que le den una miradita. No recuerdo de donde la obtuve por lo que no puedo darle meritos ni reconocimiento a su creador, asi que lo lamento realmente por no poder nombrarlo.

1. No escriba mensajes completos en mayúsculas: en la comunidad de Internet esto se interpreta como ESTAR GRITANDO. Las mayúsculas se utilizan sólo para resaltar una palabra o idea en concreto.

2. Deje una línea en blanco entre párrafos, no escriba frases excesivamente largas. Evite errores de teclado y faltas de ortografía. Generalmente es preferible escribir sin acentos, ya que éstos se codifican de diferentes formas en los distintos sistemas operativos , entorpeciendo seriamente la lectura.

3. Sea breve. Recuerde que su mensaje ha de pasar por una extensa red que se encuentra cada día más recargada.

4. Responda a los mensajes en un plazo de tiempo razonable, igual que haría (¡o debería hacer!) con un recado que le hayan dejado en el contestador automático.

5. Coloque siempre una indicación del tema de su mensaje en el "Asunto", para que el destinatario pueda evaluar la importancia del contenido. Evite que esta descripción sobrepase de cuatro o cinco palabras.

6. El correo electrónico no es cien por cien seguro y privado. Evite decir cosas que no desee que se sepan, o transmitir datos como su número de tarjeta de crédito, por ejemplo.

7. Asegúrese de que su programa lector de correo electrónico está bien configurado. Los errores de configuración generan un alto número de mensajes rebotados -o que no pueden ser contestados-, y resultan muy molestos para la persona con la que se está comunicando.

8. No adjunte ("attach") con sus mensajes documentos no solicitados. Asegúrese siempre de que el destinatario de éstos los desea realmente, y de que dispone del software necesario para descomprimirlos, visualizarlos o ejecutarlos. En caso de duda, adjunte la dirección electrónica de algún sitio donde su corresponsal pueda conseguir este software.

9. No cite mensajes completos para responderlos: como mucho deje un par de líneas. Piense que su interlocutor sabrá bien lo que él mismo le dijo; no tiene que recordárselo. Si su programa lector de correo cita el mensaje automáticamente, desactive la opción o bien borre las líneas que sobren.

10. Si tiene la desgracia de recibir algún mensaje que pueda resultar insultante o amenazador, por cualquier motivo, no responda en seguida. Probablemente, si lo piensa bien llegue a la conclusión de que lo mejor es hacer caso omiso. En caso contrario, contacte con el responsable del servidor desde el que se ha enviado el mensaje e infórmele para que tome las medidas oportunas.

11. Las críticas o burlas a las faltas de ortografía y/o gramática se consideran de mal gusto y una falta de etiqueta. Muchas veces estas faltas vienen ocasionadas por la velocidad a la que se suele teclear, o a un simple descuido. Aunque no sea así, no es asunto suyo corregir la ortografía ajena.

12. Si recibe mensajes de una "lista de correo", no se sienta obligado a contestar. Sólo han de escribir quienes tienen algo significativo que aportar. Como regla general, la prudencia manda observar en silencio varios mensajes para ver el tono general de los mismos, así como la forma en que intervienen otras personas. Así evitará las "meteduras de pata".

13. Tenga en cuenta que las personas que coordinan las listas de correo o los foros, por lo general, son voluntarias que no perciben remuneración alguna por su trabajo. Sea cortés con ellas y colabore siempre que le sea posible.

14. Si desea dejar de recibir los envíos de una "lista de correo" que le llega sin ser solicitada, basta generalmente responder el mensaje (Reply) tipeando la palabra "Unsuscribe" en el Subject y dejando en blanco el espacio para el mensaje.

15. Existe gente que envía mensajes con amenazas o burlas a las listas de correo que les disgustan. No entre este juego (ni enviar ni contestar): sólo conseguirá dar una satisfacción a los infractores y aburrir al resto del grupo.

16. Redacte sus mensajes de manera concisa, e incluya sólo aquellos temas que sean de interés para el grupo en general. Si tiene que añadir algo que sólo concierna a uno de los miembros de la lista, es mucho mejor que utilice el correo electrónico propio de esta persona.

17. Recuerde que no existe una sola versión del español. Sus destinatarios pueden pertenecer a diferentes países . Cada país tiene sus propios giros y modismos, y algunas palabras tienen significados que pueden llevar a confusiones. Tenga cuidado y utilice un castellano lo más neutro posible... y, sobre todo, esté dispuesto a reírse de usted mismo (pero no de los demás) cuando haya dicho algo que se preste a una mala interpretación.

18. No responda, y mucho menos divulgue, cartas en cadena (del tipo "Envía x cantidad de dinero a la primera persona de esta lista y una copia de esta carta a veinte amigos, poniendo tu nombre al final..."). No sólo es ilegal en algunos países, también es muy molesto para el resto del grupo mencionado.

19. De la misma manera, no responda ni divulgue mensajes sobre leyendas informáticas, como los famosos (e inexistentes) virus contenidos en e-mails y cosas por el estilo. Sólo confíe en expertos conocidos si se le anuncian fallas o virus.

20. No deje que los mensajes se acumulen en el servidor de correo: se arriesga a que se cope su espacio y, de este modo, a perder algún mensaje largo y ver bloqueado su acceso. "Baje" frecuentemente los mensajes a su computador y borre los que no necesita.

21. Aplique frecuentemente su detector de virus, especialmente si ha recibido archivos "atachados". No abra nunca uno de estos documentos sin saber de qué se trata y sin verificarlo con anti-virus, salvo que conozca perfectamente su fuente.

...para comenzar en mi blog

Cada vez que conocemos a alguien, ya sea que nos presente algún amigo, familiar, conocido, cercano o el encuentro sea por motivos laborales y/o profesionales, lo que manda en la etiqueta y el buen vivir es saludar y presentarse. No puede ser de otra forma. Al menos yo no concibo algo distinto ni acepto como "educado" el no hacerlo. Por ello ... ¡me presento!

Hola a todos. Mi nombre es Andrés Farias, casado con Gladys y dos hijas producto de esta conjunción genética, Amanda la delgada nutricionista y Andrea la loca creativa. Nacido por la mediera de aquella gloriosa década en que el hombre llegó a la luna y los beatles comenzaron a despeinar al mundo; cuando el Ché era carne viva y los Kennedy comenzaban a rodar los primeros ciclos de su fatal maldición; esa década que comenzó a gestarse un rock and roll menos encorbatado y con más sudor, barbas y olor a sobaco. Recuerdo haber escuchado música en el Log Play de 331/3, al Doctor Mortis y la Tercera Oreja. Oriundo de aquella fertil y lejana provincia llamada Chile, esa estrecha y variopinta constelación étnica atrapada y encerrada entre mar y cordillera del extremo sur occidental de América del sur. Por la negrura de mis pulmones asumo mi condición de capitalino que, al igual que otros 5 y medio millones de personas, hemos evolucionado al extremo de poder sobrevivir en la pureza de nuestro smog cotidiano; asumo que nos gusta ver lo que respiramos y posiblemente esto sea reflejo de una actitud un tanto desconfiada que se agudiza en proporcionalidad directa con la oscuridad del oxígeno citadino.

Desde el año 1993 a la fecha mi vida a estado girando en torno a los computadores. Inicialmente mi postura era la de asumir la llegada de estos aparatos como los culpables de cesantía y desempleo que desplazarían la fuerza laboral humana, tal y como lo había pronosticado Karel Capek en la segunda década del siglo 20, dando universalidad a la palabra "robot", sin embargo al poco andar me di cuenta de lo absurdo de tales temores y del enorme potencial que este avance tecnológico nos ofrecía.

Quiero dedicar este espacio a quienes tengan dudas con respecto a sus computadores o a los programas que en ellos funcionan, dando un caracter de Servicio Técnico On Line para PC, o una Clínica del PC, o una UTI del PC, o, si todo lo anterior falla ... un obituario del PC (Q.E.P.D). Sin embargo también quiero contar algo de mi vida y su ruta hacia la muerte, mis pensamientos y los silencios mentales, mis temores y mis motivaciones espirituales, mis conocimientos y mis ignorancias, mis gustos y mis disgustos ... en fin, a todo lo que se me ocurra y considere que pueda llegar a interesarle a alguien más.

Hoy me dedico de lleno al tema de armar, desarmar, configurar y reparar computadores. Además he aprendido de sistemas operativos, programas de la más variada índole y de la mano con ello van mis labores como Administrador de un dominio corporativo por más de 8 años consecutivos, donde pude trabajar y conocer de servidores de archivos, correos, web, antivirus y otros servicios. Controladores de dominio, bases de datos, planillas de cálculo, presentaciones de Powerpoint, Word, Visio, Project, edición de videos, sonido, tratamiento de imágenes y problemas capa 8, entre otras cosas. No puedo dejar de mencionar el concepto de "Informática Forense" que posiblemente sea tema para más adelante.

Pero no todo en mi vida son bits y bytes. Eso lo iré mostrando paulatinamente en la medida que el tiempo me lo vaya permitiendo. Espero que este espacio se convierta en algo entretenido tanto para ustedes como para mi, ya que de ello dependerá la supervivencia de este, mi nuevo "hijo" virtual.

No se me olvide mencionar que además dejaré información de mi música, aquella que me ha cautivado por su diversidad de colores, ritmos, melodías, texturas y sabores. Dejo más tema para mis próximos y venideros días, ya que en estos momentos son casi las 2 de la madrugada y el sueño se apodera de mis falanges y párpados. Nos vemos