jueves, 26 de noviembre de 2009

Excel 2007 - Convertir v/s Guardar Como

Excel 2007, al igual que el resto de las aplicaciones que conforman la suite Office, viene absolutamente renovada en diversos aspectos, tanto funcionales como gráficos, y uno de esos cambios es la extensión con que se guardan los archivos. Del ya tradicional .xls pasamos al nuevo .xlsx , y más que una letra adicional, esto implica un enorme cambio en la forma en que estos archivos se comportan. Los que no han renovado sus versiones de Office se ven obligados descargar un paquete de compatibilidad para ver los nuevos archivos. Con este paquete instalado muchas de las novedades incorporadas en la nueva versión se pierden, no así las fórmulas y los datos de la planilla, pero al menos es legible y editable.

Para los poseedores de la versión 2007 es indiferente trabajar con documentos nuevos o antiguos, ya que todos ellos son 100% compatibles como es tradicional cada vez que se actualiza este producto, y siempre es posible modificar un archivo antiguo para convertirlo definitivamente al nuevo formato para que adquiera todas las nuevas propiedades que trae esta versión de Office. Si nos proponemos actualizar un archivo de Excel proveniente de anteriores versiones, es muy importante tener en consideración algunos pequeños detalles antes de elegir el método para hacerlo.

GUARDAR COMO

Esta opción nos permite guardar el archivo ya abierto con una nueva versión, pudiendo además cambiar su nombre y ruta e almacenamiento. Tiene la gran ventaja de que nos mantiene intacto el viejo archivo de origen, permitiendo contar con varias copias distintas de un mismo documento.

CONVERTIR

Cuando abrimos en 2007 un archivo de Excel proveniente de anteriores versiones, se ubica en la lista del Botón de Office una nueva opción que dice CONVERTIR. Esta alternativa nos permite pasar directamente la planilla del antiguo al nuevo formato de Excel, pero con la desventaja de que en este proceso el viejo archivo es eliminado definitivamente y sobreescrito con la nueva estructura, impidiendo volver a dejarlo en su estado primigenio.

Si vamos a realizar una conversión de archivos Excel para pasarlos al nuevo formato, es importante tener en cuenta estos pequeños detalles para saber cuan de los dos métodos es el más conveniente, seguro y adecuado para nuestras necesidades. No vaya a ser que por apurar un proceso de actualización pasemos a llevar datos, formatos o estructuras de datos importantes y luego nos venga el arrepentimiento por no haber conservado el archivo en su formato original.

Un abrazo

jueves, 19 de noviembre de 2009

Excel - Rellenar Series Irregulares

Una cosa es cierta: cuando hay que ingresar manualmente una serie de datos dispersos en una planilla de Excel, resulta agotador tener que navegar ya sea con las flechas de dirección o con el mouse, buscando cada una de las celdas donde debemos ingresar los registros.

Distinto es cuando los datos son consecutivos y tan solo con un Enter pasamos de uno a otro con gran rapidez, exceptuando al llegar al final de la columna que es cuando debemos volver a la primera fila de la columna siguiente.

Para ambas situaciones les ofrezco una pequeña ayuda que simplificará bastante la tarea de ingresar datos en las celdas discontinuas ... (y también continuas)

PASO 1

Lo que primero debemos hacer es identificar el orden en que debemos ingresar los valores de cada celda, que es la seceuncia que utilizaremos para ir seleccionando una a una las celdas partiendo por la segunda en ese mismo orden.

Pregunta: ¿Porqué la segunda celda y no la primera?

Respuesta: Porque Excel, cuando aplicamos la propiedad que estamos analizande en este momento, comenzará a ingresar datos a partir de la última celda que hayamos seleccionado y luego retomará la secuencia normal. Para graficarlo, veamos lo siguiente:

Orden de Ingreso: 1,2,3,4,5,6

Orden de Selección: 2,3,4,5,6,1

Para seleccionar las celdas discontinuas, debemos mantener presionada la tecla Ctrl en el teclado y con el mouse ir marcando de a una en el orden adecuado, cuidando de que la última en ser seleccionada sea la primera en el orden de ingreso de datos. Finalizada la selección NO deben hacer clic con el mouse en ningun otro lugar ni presionar ninguna tecla excepto las que se indican en el siguiente paso.
PASO 2

Teniendo ya seleccionadas las celdas que vamos a ocupar lo que resta es ingresar los valores ordenadamente, finalizando cada ingreso con un ENTER, SOLO con un ENTER y NADA MAS que un ENTER, de lo contrario la selección se perderá, y el resultado será que cada valor irá apareciendo en la celda respectiva y luego saltará automáticamente a la celda de la secuencia siguiente, pasando por alto cualquier otra que no se haya seleccionado. Finalizada la secuencia, la calda activa volverá a la primera de la lista.

Este método funciona igual si hacemos una selección continua de celdas, tal como se puede ver en la imágen siguiente









martes, 10 de noviembre de 2009

Excel - Proporción Inversa

Hace algunos días me vi en la situación de tener que calcular un bono de incentivo que se entregaría a los trabajadores de una empresa, donde una parte sería entregada en directa proporción a sus rentas y la otra parte en proporción inversa.

Cuando nos enfrentamos a la proporción directa, se da la lógica de que el que más gana, más recibe, en cambio con la inversa la cosa es diferente; el que más gana, menos recibe.

La última vez que me vi enfrentado a calcular proporción inversa fue en mis años de escuela, hace ya muuuuchos años atrás, por lo que reconozco me costó un poco recordar el mecanismo para obtener estos resultados.
Sin embargo, Excel nos facilita bastante este procedimiento y es por eso que les ofrezco el método simplificado para obtener un cálculo de proporcionalidad inversa.

PROBLEMA

Tenemos un grupo de trabajadores con diferentes niveles de renta mensual entre los cuales debemos distribuír proporcionalmente de manera inversa un bono de incentivo, donde el de menor ingresos obtiene mayor beneficio y de mayor ingreso uno menor. Es decir, a menor ingreso, mayor Bono.

Los datos son estos:





Con estos datos sabemos anticipadamente de acuerdo a la lógica que nos planteamos que Gladys se verá beneficiada con el bono más pequeño y Esteban con el bono más grande.

PASO 1

Para lograr una distribución Inversamente Proporcional deberemos obtener el valor Inverso de cada renta o salario. Para ello deberemos dividir 1 por el monto que a cada uno le corresponde, es decir que


1
___________________
$ salario


Como de esta operación se obtendrá un valor con muchos ceros, lo podemos simplificar (o incrementar en estricto rigor) cambiando el número 1 por el número 1000, sin que ello afecte el resultado final.

1000
_________________
$salario




Ya sabemos entonces cuáles son los inversos de cada renta y sabemos además el monto que se va a distribuír entre todos los trabajadores. Nos resta por saber un dato extra que lo vamos a obtener inmediatamente ... se trata de "La Constante de Proporcionalidad" o "El Valor de K".
Para obtener el Valor de K debemos realizar una simple operación matemática: Dividir el Bono por la suma de los Inversos:

Monto del bono a repartir

___________________ = Valor de K

Suma de los inversos



Ya con el valor de K dispuesto en alguna celda estamos en condiciones de calcular adecuadamente la distribución del Bono a cada uno de los trabajadores. Para ello debemos solamente multiplicar el Inverso Individual por el valor de K



Para comprobar si el cálculo es correcto podemos hacer una sumatoria a los Bonos individuales y el total debe ser el mismo valor del Bono Total a repartir, de lo contrario hay algo malo en el procedimiento.

RESUMEN
  1. calcular el Inverso de cada renta, el que se obtiene de dividir 1 (ó 1000 como es nuestro caso) por el valor de cada renta o salario.

  2. Hacer una Sumatoria de los inversos

  3. Dividir el Bono Total por la Sumatoria de Inversos. Este valor se denomina "Constante de proporcionalidad" o "Valor de K".

  4. Multiplicar los inversos Individuales por el "Valor de K".