jueves, 26 de noviembre de 2009

Excel 2007 - Convertir v/s Guardar Como

Excel 2007, al igual que el resto de las aplicaciones que conforman la suite Office, viene absolutamente renovada en diversos aspectos, tanto funcionales como gráficos, y uno de esos cambios es la extensión con que se guardan los archivos. Del ya tradicional .xls pasamos al nuevo .xlsx , y más que una letra adicional, esto implica un enorme cambio en la forma en que estos archivos se comportan. Los que no han renovado sus versiones de Office se ven obligados descargar un paquete de compatibilidad para ver los nuevos archivos. Con este paquete instalado muchas de las novedades incorporadas en la nueva versión se pierden, no así las fórmulas y los datos de la planilla, pero al menos es legible y editable.

Para los poseedores de la versión 2007 es indiferente trabajar con documentos nuevos o antiguos, ya que todos ellos son 100% compatibles como es tradicional cada vez que se actualiza este producto, y siempre es posible modificar un archivo antiguo para convertirlo definitivamente al nuevo formato para que adquiera todas las nuevas propiedades que trae esta versión de Office. Si nos proponemos actualizar un archivo de Excel proveniente de anteriores versiones, es muy importante tener en consideración algunos pequeños detalles antes de elegir el método para hacerlo.

GUARDAR COMO

Esta opción nos permite guardar el archivo ya abierto con una nueva versión, pudiendo además cambiar su nombre y ruta e almacenamiento. Tiene la gran ventaja de que nos mantiene intacto el viejo archivo de origen, permitiendo contar con varias copias distintas de un mismo documento.

CONVERTIR

Cuando abrimos en 2007 un archivo de Excel proveniente de anteriores versiones, se ubica en la lista del Botón de Office una nueva opción que dice CONVERTIR. Esta alternativa nos permite pasar directamente la planilla del antiguo al nuevo formato de Excel, pero con la desventaja de que en este proceso el viejo archivo es eliminado definitivamente y sobreescrito con la nueva estructura, impidiendo volver a dejarlo en su estado primigenio.

Si vamos a realizar una conversión de archivos Excel para pasarlos al nuevo formato, es importante tener en cuenta estos pequeños detalles para saber cuan de los dos métodos es el más conveniente, seguro y adecuado para nuestras necesidades. No vaya a ser que por apurar un proceso de actualización pasemos a llevar datos, formatos o estructuras de datos importantes y luego nos venga el arrepentimiento por no haber conservado el archivo en su formato original.

Un abrazo

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