Excel 2007 - Convertir v/s Guardar Como

Excel 2007, al igual que el resto de las aplicaciones que conforman la suite Office, viene absolutamente renovada en diversos aspectos, tanto funcionales como gráficos, y uno de esos cambios es la extensión con que se guardan los archivos. Del ya tradicional .xls pasamos al nuevo .xlsx , y más que una letra adicional, esto implica un enorme cambio en la forma en que estos archivos se comportan. Los que no han renovado sus versiones de Office se ven obligados descargar un paquete de compatibilidad para ver los nuevos archivos. Con este paquete instalado muchas de las novedades incorporadas en la nueva versión se pierden, no así las fórmulas y los datos de la planilla, pero al menos es legible y editable.

Para los poseedores de la versión 2007 es indiferente trabajar con documentos nuevos o antiguos, ya que todos ellos son 100% compatibles como es tradicional cada vez que se actualiza este producto, y siempre es posible modificar un archivo antiguo para convertirlo definitivamente al nuevo formato para que adquiera todas las nuevas propiedades que trae esta versión de Office. Si nos proponemos actualizar un archivo de Excel proveniente de anteriores versiones, es muy importante tener en consideración algunos pequeños detalles antes de elegir el método para hacerlo.

GUARDAR COMO

Esta opción nos permite guardar el archivo ya abierto con una nueva versión, pudiendo además cambiar su nombre y ruta e almacenamiento. Tiene la gran ventaja de que nos mantiene intacto el viejo archivo de origen, permitiendo contar con varias copias distintas de un mismo documento.

CONVERTIR

Cuando abrimos en 2007 un archivo de Excel proveniente de anteriores versiones, se ubica en la lista del Botón de Office una nueva opción que dice CONVERTIR. Esta alternativa nos permite pasar directamente la planilla del antiguo al nuevo formato de Excel, pero con la desventaja de que en este proceso el viejo archivo es eliminado definitivamente y sobreescrito con la nueva estructura, impidiendo volver a dejarlo en su estado primigenio.

Si vamos a realizar una conversión de archivos Excel para pasarlos al nuevo formato, es importante tener en cuenta estos pequeños detalles para saber cuan de los dos métodos es el más conveniente, seguro y adecuado para nuestras necesidades. No vaya a ser que por apurar un proceso de actualización pasemos a llevar datos, formatos o estructuras de datos importantes y luego nos venga el arrepentimiento por no haber conservado el archivo en su formato original.

Un abrazo

Excel - Rellenar Series Irregulares

Una cosa es cierta: cuando hay que ingresar manualmente una serie de datos dispersos en una planilla de Excel, resulta agotador tener que navegar ya sea con las flechas de dirección o con el mouse, buscando cada una de las celdas donde debemos ingresar los registros.

Distinto es cuando los datos son consecutivos y tan solo con un Enter pasamos de uno a otro con gran rapidez, exceptuando al llegar al final de la columna que es cuando debemos volver a la primera fila de la columna siguiente.

Para ambas situaciones les ofrezco una pequeña ayuda que simplificará bastante la tarea de ingresar datos en las celdas discontinuas ... (y también continuas)

PASO 1

Lo que primero debemos hacer es identificar el orden en que debemos ingresar los valores de cada celda, que es la seceuncia que utilizaremos para ir seleccionando una a una las celdas partiendo por la segunda en ese mismo orden.

Pregunta: ¿Porqué la segunda celda y no la primera?

Respuesta: Porque Excel, cuando aplicamos la propiedad que estamos analizande en este momento, comenzará a ingresar datos a partir de la última celda que hayamos seleccionado y luego retomará la secuencia normal. Para graficarlo, veamos lo siguiente:

Orden de Ingreso: 1,2,3,4,5,6

Orden de Selección: 2,3,4,5,6,1

Para seleccionar las celdas discontinuas, debemos mantener presionada la tecla Ctrl en el teclado y con el mouse ir marcando de a una en el orden adecuado, cuidando de que la última en ser seleccionada sea la primera en el orden de ingreso de datos. Finalizada la selección NO deben hacer clic con el mouse en ningun otro lugar ni presionar ninguna tecla excepto las que se indican en el siguiente paso.

PASO 2

Teniendo ya seleccionadas las celdas que vamos a ocupar lo que resta es ingresar los valores ordenadamente, finalizando cada ingreso con un ENTER, SOLO con un ENTER y NADA MAS que un ENTER, de lo contrario la selección se perderá, y el resultado será que cada valor irá apareciendo en la celda respectiva y luego saltará automáticamente a la celda de la secuencia siguiente, pasando por alto cualquier otra que no se haya seleccionado. Finalizada la secuencia, la calda activa volverá a la primera de la lista.

Este método funciona igual si hacemos una selección continua de celdas, tal como se puede ver en la imágen siguiente

Excel - Proporción Inversa

Hace algunos días me vi en la situación de tener que calcular un bono de incentivo que se entregaría a los trabajadores de una empresa, donde una parte sería entregada en directa proporción a sus rentas y la otra parte en proporción inversa.

Cuando nos enfrentamos a la proporción directa, se da la lógica de que el que más gana, más recibe, en cambio con la inversa la cosa es diferente; el que más gana, menos recibe.

La última vez que me vi enfrentado a calcular proporción inversa fue en mis años de escuela, hace ya muuuuchos años atrás, por lo que reconozco me costó un poco recordar el mecanismo para obtener estos resultados.

Sin embargo, Excel nos facilita bastante este procedimiento y es por eso que les ofrezco el método simplificado para obtener un cálculo de proporcionalidad inversa.

PROBLEMA

Tenemos un grupo de trabajadores con diferentes niveles de renta mensual entre los cuales debemos distribuír proporcionalmente de manera inversa un bono de incentivo, donde el de menor ingresos obtiene mayor beneficio y de mayor ingreso uno menor. Es decir, a menor ingreso, mayor Bono.

Los datos son estos:

Con estos datos sabemos anticipadamente de acuerdo a la lógica que nos planteamos que Gladys se verá beneficiada con el bono más pequeño y Esteban con el bono más grande.

PASO 1

Para lograr una distribución Inversamente Proporcional deberemos obtener el valor Inverso de cada renta o salario. Para ello deberemos dividir 1 por el monto que a cada uno le corresponde, es decir que

1

___________________

$ salario

Como de esta operación se obtendrá un valor con muchos ceros, lo podemos simplificar (o incrementar en estricto rigor) cambiando el número 1 por el número 1000, sin que ello afecte el resultado final.

1000

_________________

$salario

Ya sabemos entonces cuáles son los inversos de cada renta y sabemos además el monto que se va a distribuír entre todos los trabajadores. Nos resta por saber un dato extra que lo vamos a obtener inmediatamente ... se trata de "La Constante de Proporcionalidad" o "El Valor de K".

Para obtener el Valor de K debemos realizar una simple operación matemática: Dividir el Bono por la suma de los Inversos:

Monto del bono a repartir

___________________ = Valor de K

Suma de los inversos

Ya con el valor de K dispuesto en alguna celda estamos en condiciones de calcular adecuadamente la distribución del Bono a cada uno de los trabajadores. Para ello debemos solamente multiplicar el Inverso Individual por el valor de K

Para comprobar si el cálculo es correcto podemos hacer una sumatoria a los Bonos individuales y el total debe ser el mismo valor del Bono Total a repartir, de lo contrario hay algo malo en el procedimiento.

RESUMEN

1. calcular el Inverso de cada renta, el que se obtiene de dividir 1 (ó 1000 como es nuestro caso) por el valor de cada renta o salario.


2. Hacer una Sumatoria de los inversos


3. Dividir el Bono Total por la Sumatoria de Inversos. Este valor se denomina "Constante de proporcionalidad" o "Valor de K".


4. Multiplicar los inversos Individuales por el "Valor de K".

¿Es tu PC compatible con Windows 7?

Mucho interés ha demostrado el público por adquirir la reciente versión del sistema operativo Windows que vino a sepultar al malogrado Vista, quien no fue capaz de reemplazar al ya consolidado y viejo XP, sin embargo muchos dudan si sus actuales equipos serán capaces de hacer correr este sistema operativo. Para ello es que Microsoft pone a disposición del público un pequeño programa llamado Windows 7 Upgrade Advisor que realiza un diagnóstico al hardware de tu máquina y entrega un reporte de compatibilidad que te permitirá saber si puedes o no ejecutar Windows 7.
Si ya usabas Windows Vista, ten la seguridad de que tu equipo es compatible, pero si aun estas con XP, te recomiendo bajar el programa.
Windows 7 Upgrade Advisor puede ser descargado desde este enlace

Eliminar o Modificar contraseñas en Windows XP

Muchas veces nos vamos a encontrar con este problema en Windows XP y pocas veces encontramos la ayuda que nos permita solucionar este problema. Ya sea porque se nos ha olvidado la contraseña, o nos la han cambiado maliciosamente, o porque un empleado se ha ido y ha dejado su equipo bloqueado, etc.

Existen programas de terceros diseñados para estos efectos y que resultan sumamente útiles para salvar este escollo, pero además contamos con algunas posibilidades que vienen dentro del propio XP que en algunos casos también pueden ser efectivas. Vamos a ver algunas de ellas.



CASO 1 - Cuenta de Usuario con contraseña


Cuando hay varios usuarios en una máquina y uno de ellos es el del problema, la solución es bastante simple. Basta con entrar con una cuenta que cuente con privilegios de Administrador, obviamente distinta de la que vamos a "rescatar", luego nos vamos al Panel de Control y entramos en las Cuentas de usuarios. Seleccionamos la que corresponde y modificamos o eliminamos su contraseña.

Si por alguna razón no vemos la cuenta del usuario, vamos a tener que recurrir al Plan B

CASO 2 - PLAN B

En este caso debemos ingresar con una cuenta que cuente con privilegios de Administrador. Una vez dentro, nos vamos a Inicio > Ejecutar o bien usamos la combinación de teclas Windows+R. En la ventana ingresamos el siguiente comando:

control userpasswords2

Con esto vamos a ver una pequeña consola que nos permitirá administrar las cuentas activas de ese equipo, asignar, eliminar contraseñas o bien crear nuevas.

CASO 3 - UN SOLO USUARIO

Si tenemos tan mala pata como para tener solamente una cuenta de usuario en el equipo y esta se encuentra bloqueda con la contraseña que hemos perdido, vamos a tener que ingresar entonces con la cuenta de instalación, que es aquella que se crea justamente durante el proceso de instalación de Windows y que luego nunca más utilizamos ya que queda oculta. Para activarla existen dos métodos, los que son:
Método 1:
Reiniciar el equipo y durante el primer bip presionar varias veces la tecla F8 hasta ver un menú en modo DOS emulado. Seleccionamos Modo Seguro e ingresamos a Windows. En la pantalla de bienvenida vamos a tener visible la cuenta de usuario y la del Administrador de instalación. Generalmente esta cuenta se deja en blanco, es decir sin contraseña, por lo que es simple ingresar y desde ese entorno modificar la password extraviada en el Panel de Control.
Método 2:
Sin necesidad de reiniciar, en la pantalla de bienvenida hacemos dos veces seguidas la combinación ya famosa Ctrl+Alt+Supr, luego nos aparecerá una casilla donde ingresamos el usuario Administrador y la password en blanco. Una vez dentro ya saben como proseguir.

Estos métodos son los más adecuados para la mayoría de los casos en que hemos olvidado la contraseña o cuando aquellos usuarios que ya no utilizan sus cuentas ya no están ubicables. Si se da el caso en que la cuenta Administrador de instalación tampoco es accesible, ya debemos entonces utilizar software de terceros que nos permitan eliminar o modificar las existentes, tema que voy a publicar en algunos días más.

Saludos

Límite en el Tamaño de Outlook

Microsoft Outlook es en muchas empresas el programa por defecto que se utiliza como cliente de correos electrónicos, ya sean corporativos o personales. Estos mensajes son almacenados localmente en la máquina que los recibe en un lugar diferente a la carpeta Mis Documentos. Con el tiempo, este almacen de datos va creciendo imperceptiblemente y en ciertas versiones de Office llegaba a colapsar, bloqueando el acceso al correo y a veces dañando importante información.
Con el desarrollo de las nuevas versiones del programa se ha ido incrementando paulatinamente este límite crítico para justamente adecuarse a la gran cantidad de información que hay en las cuentas de e-mail.
Mucho me han preguntado por el tema de cuál es el límite de almacenamiento en Outlook para saber en qué momento se deben tomar las precauciones del caso, asi que aquí voy a copiar la información que aparece en la web de Microsoft para responder esta pregunta. Si desean verla completa, pueden seguir el enlace que les dejo de ella. Ctrl+C y Ctrl+V:

Los archivos de carpetas personales (.pst) de Microsoft Office Outlook 2007 y de Microsoft Office Outlook 2003 tienen un formato diferente y un mayor límite de tamaño de carpeta que en versiones anteriores de Microsoft Outlook. En Outlook 2002 y versiones anteriores, los archivos .pst tenían formato ANSI (American National Standards Institute) y un tamaño total de 2 gigabytes (GB). De forma predeterminada, los archivos .pst tienen formato Unicode en Office Outlook 2007 y en Office Outlook 2003. Además, el tamaño total de los archivos .pst tiene un límite superior al límite de 2 GB impuesto por los archivos .pst ANSI. De forma predeterminada, el límite para un archivo .pst Unicode en Outlook 2007 y Outlook 2003 está configurado en 20 GB. Para obtener más información al respecto, haga clic en el número de artículo siguiente para verlo en Microsoft Knowledge Base:
832925 (http://support.microsoft.com/kb/832925/ ) Cómo configurar el límite de tamaño para los archivos .pst y .ost en Outlook 2003 Como en las versiones anteriores de Outlook, las cuentas del Protocolo de acceso a mensajes de Internet versión 4rev1 (IMAP4) y las cuentas HTTP de Outlook 2003 utilizan archivos .pst que no utilizan el formato Unicode. Por tanto, los archivos .pst para las cuentas IMAP o HTTP en Outlook 2003 están limitados a 2 GB. En Outlook 2007, las cuentas del Protocolo de acceso a mensajes de Internet versión 4rev1 (IMAP4) y las cuentas HTTP utilizan archivos .pst con formato Unicode y no están limitadas a 2 GB.

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