Desde que se inventó el papel hasta la fecha este se ha convertido en imprescindible. Pese a la tecnología que ha permitido guardar y representar visualmente los documentos en pantallas y evitar su paso por imprentas o impresoras, y que hoy ya se habla del "Papel Digital" o almacenes digitales de documentos, no podemos dejar nuestra dependencia del papel escrito. Sea como sea, debemos imprimir.
Las empresas invierten grandes cantidades de recursos en la generación de documentos impresos, existiendo en el mercado diferentes alternativas para cubrir estas necesidades. Impresoras Láser, Matriciales o de puntos, Inyección de tinta, Plotters, Térmicas, etc. Cada alternativa lleva asociado un costo de adquisición y un costo de propiedad. Ambos factores son relevantes a la hora de definir la compra, sin embargo personalmente creo que el Costo de Propiedad pasa a ser más relevante ya que es lo que nos acompañará presupuestariamente por toda la vida útil del bien adquirido; es lo que nos costará mantenerlo en funcionamiento, los consumibles, mantenimiento, operación, reparaciones e insumos que determinarán el costo por hoja impresa.
La calidad del documento, la cantidad de ellos, el destino que se le quiera dar y la oportunidad en que se debe imprimir, también son factores que no podemos pasar por alto cuando evaluemos la adquisición de una impresora; ¿color o monocromo?, ¿papel continuo? ¿preimpresos?, ¿autocopiativos?, ¿sobres y etiquetas? ¿una resma al mes o 5.000 impresiones a la semana?
Tal parece que la relación entre el tamaño de una empresa u organización con respecto a su volumen de papeles impresos, es directa. Esto implica que mientras más grande es la empresa, más personas van a requerir contar con una impresora cerca de sus puestos de trabajo. Como resultaría demasiado oneroso tener una impresora por usuario, es que se acostumbra a contar con las impresoras de red o grupales, capaces de dar cobertura a grandes cargas de trabajo con un bajo costo de mantenimiento. Este es otro factor a considerar que no se debe dejar pasar por alto. Cualquier impresora, incluso la más humilde de las "caseras", puede ser conectada en red, pero no todas son capaces de soportar una carga de trabajo de esa magnitud.
A estas alturas ya tenemos una serie de factores a considerar antes de decidir la compra de una impresora:
- Tipo de impresora (láser, matricial, etc)
- Volúmen o carga de trabajo mensual
- Tipos de documentos que vamos a generar
- Cantidad de usuarios que podrían utilizarla
- Costos de los insumos
- Rendimiento de los insumos
- Conectividad
- Respaldo del fabricante o proveedor para garantizar continuidad operacional.
Matriz de Puntos
Esta impresoras fueron en su momento la única opción existente para lograr en papel lo que teníamos en pantalla. No existían ni las de tinta ni las máquinas láser, o por lo menos no eran una opción razonable ni cuerda puesto que el valor de UNA impresora era equivalente a un año de salario de un empleado medio. ¡Una locura!
Esta máquinas son famosas por su sonido un tanto estresante y por su lentitud para trabajar, sin embargo tienen en contrapartida las grandes ventajas de permitir trabajar con papel continuo, lo que facilita contar con centenares de metros de papel sin tener que estar cargando bandejas a cada rato. Además, el uso de agujas de impacto en sus cabezales las hace únicas a la hora de trabajar con papel autocopiativo o formularios multicopia preimpresos. Otro factor de sumo interés es el bajísimo costo por hoja impresa, lo cual la convierte en la compañera inseparable de las oficinas de contabilidad y finanzas.
Impresoras Láser
La tecnología láser consiste en un carboncillo de tamizado micrométrico que es transportado por medios electromagnéticos hacia el papel y luego es fijado con una repentina carga de calor que provoca su fusión. Hasta hace pocos años atrás esto solamente era posible con acabado monocromático, por lo que toda gráfica de los documentos era transformada a escala de grises. Hoy ya contamos con la tecnología láser color a precios bastante más razonables, pero igualmente superiores al monocromo.
Inkjet o Inyección de tinta
Esta tecnología es la que ha masificado con mayor fuerza y velocidad en los últimos años. En cada hogar donde hay un PC de escritorio o un notebook, hay una impresora de tinta. Son los modelos que más rápidamente cambian y evolucionan y donde las compañías fabricantes invierten grandes sumas de dinero para lograr posicionarse en el segmento hogareño, sin embargo estas impresoras son por lejos las más costosas en términos del valor por hoja impresa, llegando incluso a ser hasta 10 veces más alto en comparación con el láser monocromo. Esta diferencia el usuario no la nota debido a que las presentaciones de las tintas son considerablemente menores en capacidad y por ende en valor final. Mientras un tóner puede imprimir de
Decidir lo que se va a comprar
No es fácil, pero hay que hacerlo. Debemos evaluar todas las variables que nos impulsan a comprar una impresora, cubrir esa necesidad con bajo costo y con buena calidad, invertir lo justo sin que signifique un sacrificio, contar con respaldo profesional y serio, bajos costos de operación, que permita cubrir mis verdaderas necesidades, no quedar corto en su funcionalidad ni tampoco sobredimensionarla, ya que ambas situaciones representan una mala evaluación inicial.
Para quienes quieran evaluar detalladamente sus requerimientos de impresión y contar con la seguridad de una inversión bien hecha, es que se hace necesario contar con la opinión de expertos o especialistas que vean la situación desde otra perspectiva. Si su negocio son los zapatos, las estructuras metálicas, la banquetería o el transporte, no tiene porqué saber detalles técnicos de impresoras, insumos, conectividad y cargas de trabajo; eso lo distrae de sus verdaderos intereses y de lo que mueve su negocio. Para eso hay que dejarse asesorar por quienes tienen experiencia en estas materias.
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