Excel - Llenado de series

Excel es la Planilla de Cálculos por excelencia. Pese a existir alternativas más económicas e incluso gratuítas, la herramienta desarrollada por Microsoft es por lejos la más utilizada a nivel mundial. Pese a esto, y creo que varios van a coincidir conmigo en esta apreciación, el uso de sus funciones y potencialidades es bastante limitado, lo cual hace que para muchos sea un programa un tanto árido y difícil de utilizar.

Vamos a iniciar con este artículo una serie de publicaciones tendientes a dar a conocer algunos detalles que para muchos pueden ser de sobra conocidos, pero para otros les puede significar una tremenda ayuda a la hora de simplificar o acelerar algunas tareas en las que se encuentren empeñados. Excel es casi inagotable en sorpresas y puede llevar una buena cantidad de años llegar a conocerlo y dominarlo en su totalidad, por lo que este pequeño grano de arena puede ser entonces un colaborador para acortar dicho plazo.

LLENAR SERIES

El llenado de series consiste en un rango de datos (Filas o Columnas) que contienen un tipo de información que nos servirá para elaborar cálculos, funciones o referencias. Un claro ejemplo puede ser un listado que contenga los meses del año tal y como se muestra en la figura lateral. Todos nos hemos visto alguna vez haciendo una lista similar a esta escribiendo los textos uno a uno hasta completar lo necesario. ¡Afortunadamente los meses del año son solamente 12! Pero, ¿qué ocurre si lo que necesitas es llenar una serie con los números desde el 1 hasta el 15.000?

Para estas labores demasiado repetitivas o bien estandarizadas es que se han agregado alguna herramientas que nos facilitarán el trabajo en nuestras planillas de cálculo. Para ello vamos a identificar un elemento del cual nos serviremos muchas veces y con diversos fines en las hojas de Excel. Este elemento se llama "Punto de Inserción" y se ubica en el extremo inferior derecho de la celda activa. En algunos casos puede ser difícil de encontrar a simple vista, pero es el que está marcado en rojo en la siguiente figura. Cada vez que posicionas la flecha o puntero del mouse sobre este punto, este se convierte en una pequeña cruz o signo +

Bueno ... para este sencillo truco, lo primero es NO escribir la lista completa de meses, sino solamente empezar por uno de ellos, cualquiera de los doce, da lo mismo ya que Excel tiene definido su orden.

Para efectos del ejemplo vamos a comenzar con Enero. Si te posicionas con el puntero del mouse sobre este punto y luego sin soltar el mouse lo arrastras hacia abajo (o hacia el lado), verás que ocurre lo siguiente.

Una pequeña etiqueta amarilla aparecerá en el costado y te irá indicando cuál es el dato que Excel va a poner en esa celda. Si la sigues arrastrando, se sigue llenando, pero no vas a ver nada todavía en las celdas hasta que sueltes el botón del mouse. Una vez que lo hagas, tu lista estará completa.

Excel va a reconocer y copiar el formato de texto que hayas elegido para el primer registro, es decir que si escribes tipo Título o MAYÚSCULAS o minúsculas, con cursiva o negritas, toda tu lista va a quedar igual.

Esto es bastante simple, ¿verdad? Ahora le vamos a dar una pequeña dificultad:

DESAFÍO

Necesitamos llenar un rango de datos de número pares comenzando desde el 2
hasta el 2.000

Para resolver este problema tenemos varias alternativas, y una de ellas es utilizar el mismo punto de inserción que acabamos de ver, solo que en este caso vamos a comenzar la lista ingresando los dos primeros datos que nos van a indicar la tendencia, es decir los DOS primeros números pares de la lista y luego arrastramos hasta llegar al final deseado, tal como se ve en la siguiente figura

La desventaja radica en que para llegar hasta el número 2.000 estaremos un rato arrastrando y posiblemente nos pasemos de largo o quedemos un poco cortos, por lo que habría que modificar el corte final para dar con el valor deseado.

La otra alternativa es utilizar una herramienta llamada "Llenado de Series" que la puedes ubicar aquí:

Si observas la imágen verás que ya iniciamos la serie anotándo el primer valor de la lista, luego abrimos el menú indicado y cambiamos algunos datos en los lugares indicados:

Series en: Filas o Columnas. Nos indica el sentido en que vamos a rellenar los datos.
Tipo: Nos indica el tipo de datos que estamos utilizando. Para este ejemplo es lineal.
Incremento: Si vamos a rellenar con número pares, el incremento entre cada valor es 2
Límite: Nos indica el valor final que obtendremos, en este caso es 2000 (sin puntos ni comas separadoras)

Ahora solo basta presionar el botón Aceptar y ya tenemos la planilla con todos los valores en su lugar.

Como ven, esto es bastante simple, rápido y cómodo de realizar. Ahora que ya lo han visto y se dieron cuenta que hay otras opciones dentro de este menú, hagan la prueba de jugar un poco con los números y vean los resultados que obtienen. Pueden trabajar incluso con fechas, asi que me imagino que ya hay otras ideas en donde podrán aplicar esta interesante ayuda de Excel.

Un abrazo.